Intern reglement

Zalen > Intern reglement
Huishoudelijk reglement voor het gebruik van lokalen en accommodatie programma vzw Cultuurcentrum De Abdij

Goedgekeurd in de Algemene Vergadering van 20 juni 2005
Goedgekeurd in het Beheersorgaan van 20 juni 2005
Goedgekeurd in de Gemeenteraad van 13 september 2005


Beschrijving van de culturele infrastructuur.

1.Arjaantheater met 392 zitplaatsen.
2.Koetshuis.
 

Algemeen:

Artikel 1.

Dit huishoudelijk reglement regelt het ter beschikking stellen van de culturele infrastructuur van de stad Geraardsbergen in beheer van programma-vzw cultuurcentrum De Abdij (verder C.C. De Abdij vzw) aan gebruikersgroepen van binnen en buiten Geraardsbergen.

Artikel 2.

Met ingang van 14 september 2005 wordt, ten voordele van C.C. De Abdij vzw, een nieuw huishoudelijk reglement ingevoerd ter vervanging van het vorige dat ingang had op 21 maart 1996.
 

1.Aanvraag reservatie


Artikel 3.
Een ruimte, behorend tot de infrastructuur van C.C. De Abdij vzw, kan slechts voorbehouden worden mits voldaan aan onderstaande formaliteiten:
 
  • A) wie over een ruimte van C.C. De Abdij vzw wenst te beschikken dient een aanvraagformulier in te vullen en gedateerd te ondertekenen.
    Deze formulieren kunnen op eenvoudig verzoek bekomen worden in C.C. De Abdij vzw, Abdijstraat 10 – 9500 Geraardsbergen – tel. 054/41.13.94 of info@de-abdij.be.
    Het ingevulde aanvraagformulier kan worden toegestuurd ofwel worden afgegeven op het bureel van C.C. De Abdij vzw tijdens de openingsuren, elke werkdag van 9.00 tot 12.00 uur en van 13.30 tot 16.00 uur.
    Bij aanvraag moet de aanvrager de titel en de aard van de activiteit duidelijk vermelden, evenals de toegangsprijzen en de tijdstippen van de voorstellingen.
    Elke aanvraag wordt chronologisch genummerd dit ten vroegste 1 jaar voor de geplande activiteit.
    Manifestaties hebben voorrang op repetities.
    De aanvragen worden behandeld door de cultuurfunctionaris – directeur van de stad Geraardsbergen.
     
  • B) op basis van het aanvraagformulier wordt door C.C. De Abdij vzw een contract in dubbel opgemaakt. Een exemplaar van dit contract wordt door de aanvrager ondertekend en teruggestuurd samen met betalingsbewijs van het voorschot zijnde 50 % van de huurprijs en dit binnen de veertien dagen.

Een contract is pas definitief zodra:
1.      Voldaan is aan de betalingsmodaliteiten.
2.      Het aanvraagformulier is ondertekend door de cultuurfunctionaris – directeur van de stad Geraardsbergen.
    Telefonische reservaties of mondelinge afspraken zijn niet bindend.

 

2.Betalingsmodaliteiten

Artikel 4.

  • Het saldo van de huurprijs van het Arjaantheater dient 1 week voor aanvang van de activiteit betaald te zijn.
  • Het saldo van de huurprijs van het Koetshuis en verbruikersvergoeding dienen binnen de 14 dagen na ontvangst van factuur betaald te worden.
     

3.Ontbinding huurovereenkomst door het laattijdig betalen


Artikel 5.
Indien de organisator het voorschot niet betaalt binnen de 14 dagen na ontvangst van de bevestiging wordt de reservatie geannuleerd. In geval de ontbinding van het contract door C.C. De Abdij vzw wordt ingeroepen, is de huurder niet meer gerechtigd de gehuurde infrastructuur te betreden.
 

4.Ingebruikname

Artikel 6.
De huurder meldt zich met het bewijs dat de huurprijs betaald is en met verzekeringsbewijs bij de technicus of verantwoordelijke van het Cultuurcentrum.
 

5.Oneigenlijk gebruik

Artikel 7.
Gebruik van de infrastructuur voor andere doeleinden dan waarvoor gehuurd, leidt ofwel tot het verbreken van het contract ofwel tot aanpassing van de huurprijs.
Het tegen betaling ter beschikking stellen van een onderdeel van de ruimte (voor stands in een soort beursopvatting) is slechts toegelaten mits dit vooraf in bespreking van de huurvoorwaarden voorzien is.
Indien het gaat om een commerciële verhuring zal voor die ruimte het commercieel tarief aangerekend worden.
 

6.Annulatie

6.1 Door de huurder

Artikel 8.
Het cultuurcentrum dient schriftelijk in kennis gesteld te worden van het niet gebruiken van de accommodatie.

Artikel 9.
Indien de huurder meer dan 30 dagen voor de geplande activiteit meldt dat de activiteit niet doorgaat, wordt een annulatievergoeding van 50% van de huurprijs (= voorschot) aangerekend.

Artikel 10.
Indien de huurder minder dan 30 dagen voor de activiteit meldt dat het niet doorgaat, wordt een annulatievergoeding van 100% van de huurprijs aangerekend.

Artikel 11.
In geval van annulatie verbindt de huurder er zich toe zijn doelgroep op de hoogte te brengen van de annulatie en uiterlijk 1 uur voor de aanvang van de destijds geplande activiteit in het cultuurcentrum aanwezig te zijn om de personen die desondanks toch nog komen opdagen op een gepaste wijze te onthalen en te informeren.

6.2 Door de verhuurder

Artikel 12.
Indien het cultuurcentrum door overmacht de gehuurde ruimten niet ter beschikking kan stellen, zal hiervoor geen schadevergoeding kunnen worden geëist.
Enkel het betaalde huurgeld zal worden terugbetaald.
 

 7.Schade – verantwoordelijkheid – aansprakelijkheid

Artikel 13.
De huurder is verantwoordelijk voor de schade aangericht aan het gebouw en materiaal, zowel door hemzelf als de door hem gevraagde artiesten, kunstenaars, technici en hun gevolg, als door de deelnemers van de door hem ingerichte activiteit.
 
Artikel 14.
Bij het betreden van de gereserveerde culturele infrastructuur zal de huurder zich vergewissen van de toestand. Hij licht de theatertechnicus van het cultuurcentrum in omtrent de schade die hij voor het ingaan van de huurtijd vaststelt.
De theatertechnicus stelt een schriftelijk attest op. De organisator is verantwoordelijk voor het door hem gebruikte materiaal. Hij verzaakt uitdrukkelijk aan elk verhaal ten opzichte van de vzw uit hoofde van beschadiging, vernieling of verlies, wat ook de oorzaak ervan is.
 
Artikel 15.
Na het gebruik van de infrastructuur kan de organisator aan de verantwoordelijke technicus een attest vragen waarbij de laatstgenoemde de vaststelling doet van de toestand van de lokalen.
 
Artikel 16.
Alle door de gebruikers veroorzaakte schade dient integraal vergoed te worden.
 
Artikel 17.
Het cultuurcentrum is niet verantwoordelijk voor gebruikelijke ongevallen. De burgerlijke aansprakelijkheid van de huurder ten aanzien van derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van het cultuurcentrum.
De huurder dient zich hiervoor te verzekeren.
 

8.Verzekering

Artikel 18.
De huurder is verantwoordelijk en zal zijn burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid zijnde risico op brand en waterschade verzekeren.
 

9.Verbodsbepalingen

Artikel 19.
Het is ten strengste verboden de nooduitgangen en vluchtwegen te versperren.
 Artikel 20.
Het is verboden de ramen, deuren, wanden, muren, panelen, vloeren te benagelen, te beplakken en/of te beschilderen of te bekladden. Daarenboven mogen zij van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden, bij eventuele aangerichte schade zal volgens artikel 16 aangerekend worden.
Indien er een bepaald constructie noodzakelijk is, dient vooraf contact opgenomen te worden met de diensten van C.C. De Abdij vzw.
 
Artikel 21.
Het is verboden schilder-, spuit- of verfwerken uit te voeren in of rond de gebouwen.
Schrijnwerken worden toegelaten in de kelderruimte op voorwaarde dat deze ruimte volledig wordt opgeruimd na de werken.

Artikel 22.
De aard, inhoud en duur van de toegestane activiteit mag niet afwijken van datgene waarvoor aansprakelijk toegang werd verleend.

Artikel 23.
Het is verboden op het grasveld te rijden. Indien dit niet wordt nageleefd zal er een boete gevraagd worden van 50 euro.

Artikel 24.
De gebruiker zal erover waken dat het algemeen rookverbod nageleefd wordt dat van kracht is in het ganse Arjaantheater.

Artikel 25.
Het is verboden om open vuur te gebruiken op het podium van het Arjaantheater vb. olie of petroleumlampen, kaarsen, theelichtjes en dergelijke.
Uitzondering vuurpasta in een goed afgeschermd recipiënt. Bij schade zie artikel 16.

Artikel 26.
Het is verboden drank of eten in de schouwburgzaal mee te nemen.

Artikel 27.
De toegang tot de schouwburgzaal is niet mogelijk zonder de aanwezigheid van de verantwoordelijke technicus van het cultuurcentrum. Er worden geen onbevoegde personen toegelaten in de technische ruimte of regiekamer tijdens de voorstelling.

Artikel 28.
De drank in het Koetshuis dient afgenomen te worden van het cultuurcentrum aan de vastgestelde prijzen.
 

10.Plaatsbespreking en verkoop van toegangskaarten voor derden

Artikel 29.
Plaatsbespreking en verkoop van toegangskaarten voor manifestaties, georganiseerd door derden kunnen geregeld worden door het cultuurcentrum. (zie retributiereglement).
 
Artikel 30.
De contractant mag geen groter aantal zitplaatsen verkopen dan toegelaten.
Wanneer een aangestelde van het cultuurcentrum vaststelt dat er zich meer mensen in de gehuurde ruimte bevinden dan wettelijk toegelaten, mag hij/zij de activiteit opschorten.
 

11.Technische fiche Arjaantheater

Artikel 31.
Bij de huur van de schouwburg wordt op aanvraag documentatie ter beschikking gesteld waarin de huurder een overzicht vindt van de technische uitrusting.