Arjaantheater

Zalen > Arjaantheater

 

Huishoudelijk en retributiereglement voor het gebruik van lokalen en accommodatie cultuurcentrum De Abdij.

Artikel 1:
Dit reglement regelt de ter beschikkingstelling van de culturele infra-structuur van de stad Geraardsbergen in beheer Autonoom gemeentebe-drijf Geraardsbergen(hierna AGB Geraardsbergen), namelijk Arjaanthea-ter met 392 zitplaatsen en het Koetshuis aan gebruikers van binnen en buiten Geraardsbergen.
 

Aanvraag reservatie

Artikel 2:
Een ruimte, behorend tot de infrastructuur van CC De Abdij, kan slechts voorbehouden worden mits voldaan aan onderstaande formaliteiten :

  • Wie over het Arjaantheater van C.C. De Abdij wenst te beschikken dient een aanvraagformulier in te vullen en gedateerd te ondertekenen. Deze formulieren kunnen op eenvoudig verzoek bekomen worden in C.C. De Abdij, Abdijstraat 10, 9500 Geraardsbergen – tel. 054/43.72.61 of info@de-abdij.be of www.de-abdij.be.
  • Het ingevulde aanvraagformulier kan worden toegestuurd ofwel worden afgegeven op het bureel van C.C. De Abdij tijdens de openingsuren, elke werkdag van 9.00 tot 12.00 uur en van 13.30 tot 16.00 uur.
  • Bij aanvraag moet de aanvrager de titel en de aard van de activiteit dui-delijk vermelden alsook de tijdstippen van de voorstellingen.
  • Tijdstip van aanvraag:- ten vroegste 1 jaar voor de geplande activiteit.- ten laatste 1 maand voor activiteit indien dit technisch mogelijk is.
  • De aanvragen worden behandeld door de administratie van C.C. De Ab-dij. Elke aanvraag wordt chronologisch genummerd, en er wordt bij goedkeuring onmiddellijk een contract in dubbel opgemaakt.Eén exemplaar wordt door de aanvrager ondertekend en teruggestuurd binnen de veertien dagen. Een voorschot van 50% dient ten laatste be-taald te worden 6 maand voor begin van de gebruiksperiode.Na de voorstelling zal een afrekening opgestuurd worden naar de aan-vrager.
  • Een contract is pas definitief na ontvangst van getekend contract.Telefonische reservaties of mondelinge afspraken zijn niet bindend.
  • Er kan gedurende een periode van veertien dagen een optie genomen worden. Indien de aanvrager deze data niet binnen deze periode beves-tigt vervalt de optie automatisch.


Artikel 3:
De zaal kan maximum twee weken na elkaar gereserveerd worden. (1 week = van maandag tot zondag).De opbouw kan nooit in het weekend plaatsvinden.
 

Ontbinding gebruiksovereenkomst door het laattijdig betalen

Artikel 4: Indien de aanvrager het voorschot niet betaalt binnen de 14 dagen na ontvangst van de bevestiging wordt de reservatie geannuleerd. Ingeval de ontbinding van het contract door C.C. De Abdij wordt ingeroepen, is de gebruiker niet meer gerechtigd de gereserveerde infrastructuur te be-treden. De aanvrager wordt hiervan schriftelijk in kennis gesteld.

Tarieven


Artikel 5: 

Het gebruikstarief voor de theaterzaal omvat naast het gebruik van het lokaal en de aanwezige basisuitrusting ook de energiekosten, exclusief de verzekeringskosten en supplementaire kost tweede theatertechnicus (zie art.25).

Artikel 6:
Basistarief per dag
Per dag wordt een basistarief vastgesteld, dat het uitgangspunt vormt voor de berekening van de gebruiksvergoeding = € 126

Artikel 7: Speciaal tarief
Voor repetities, opbouw, afbraak en blokkades kunnen de theaterzaal en de foyer gebruikt worden aan een speciaal tarief = € 25 · Voorstellingen hebben altijd voorrang op repetities.· Opbouw in het weekend is niet toegestaan.

Artikel 8 :
Gebruiksfactor en gebruiksvergoeding (G.V.)
Naast het basistarief en het speciaal tarief wordt ook de aard van de or-ganisator als gebruiksfactor in aanmerking genomen voor de berekening van de gebruiksvergoeding.Het bedrag van de te betalen gebruiksvergoeding wordt bekomen door het basistarief (B.T.) en het speciaal tarief (S.T.) te vermenigvuldigen met het waardecijfer (W.) van de gebruiksfactor.G.V. = (B.T. X W.) + (S.T. X W.)De billijke vergoeding wordt via een jaarabonnement betaald door het cultuurcentrum voor muziek zonder dans.

Artikel 9:
Waardecijfers gebruiksfactor
Voor de berekening van de gebruiksvergoeding worden de waardecijfers voor de gebruiksfactor als volgt bepaald :· Gebruiksfactor = de aard van de organisator

Omschrijving Waardecijfer
1. adviesraden, gemeentelijke commissie en gemeentelijke in-stellingen – activiteiten die plaatsvinden in de week (van maandag tot donderdag) 0
2. - adviesraden, gemeentelijke commissie en gemeentelijke in-stellingen. Activiteiten die plaatsvinden op vrijdag, zaterdag of zondag (eerste aanvraag in het weekend is gratis) - verenigingen minstens 1 jaar aangesloten bij culturele, sport- of jeugdraad 1
3. verenigingen, instellingen van de gemeente niet aangesloten bij de culturele, sport- of jeugdraad 2
4. verenigingen, instellingen buiten de gemeente 5
5. instellingen met winstoogmerk en privé-personen 7

 

Artikel 10:
Het Arjaantheater dient opgekuist te worden na activiteit, indien dit niet wordt gedaan zal een supplement van € 250 aangerekend worden.De volledige infrastructuur dient proper en net achtergelaten te worden.

 

Annulatie


Artikel 11.
Annulatie door de aanvrager:
Het C.C. De Abdij dient schriftelijk in kennis gesteld te worden van het niet gebruiken van de accommodatie.

Artikel 12. 
Indien de aanvrager meer dan 30 dagen voor de geplande activiteit meldt dat de activiteit niet doorgaat, wordt een annuleringsvergoeding van 50% van de prijs (= voorschot) aangerekend.

Artikel 13.
Indien de aanvrager minder dan 30 dagen voor de activiteit meldt dat de voorstelling niet doorgaat, wordt een annuleringsvergoeding van 100% van de prijs aangerekend.

Artikel 14.

In geval van annulering verbindt de gebruiker er zich toe zijn doelgroep op de hoogte te brengen van de annulering en uiterlijk 1 uur voor de aanvang van de destijds geplande activiteit in het Arjaantheater aanwe-zig te zijn om de personen die desondanks toch nog komen opdagen op een gepaste wijze te onthalen en te informeren.

Artikel 15.
Annulering door de verhuurder
Indien C.C. De Abdij door overmacht de gereserveerde ruimten niet ter beschikking kan stellen, zal hiervoor geen schadevergoeding kunnen worden geëist.Enkel het reeds betaalde bedrag zal worden terugbetaald.

 

Oneigenlijk gebruik


Artikel 16.

Gebruik van de infrastructuur voor andere doeleinden dan waarvoor ge-reserveerd, leidt ofwel tot het verbreken van het contract ofwel tot aan-passing van de prijs.Het tegen betaling ter beschikking stellen van een onderdeel van de ruimte (voor stands bijvoorbeeld in een soort beursopvatting) is slechts toegelaten mits dit vooraf in bespreking van de gebruiksvoorwaarden voorzien is.Indien het gaat om een activiteit met winstoogmerk zal voor die ruimte ook dit tarief aangerekend worden (waardecijfer 5 of 7).

Artikel 17.
Wie de infrastructuur aanvraagt, moet dit doen in de hoedanigheid van of namens de organisator. Deze laatste mag de ter beschikking gestelde ruimte niet verhuren aan derden.

Artikel 18.
Indien uit de feiten zou blijken dat de gegevens, die door de aanvrager bij de reservatie worden verstrekt met betrekking tot de gebruiksfactor, onvolledig en/of niet juist waren, waardoor ten onrechte een geringere gebruiksvergoeding werd aangerekend, dan is de organisator verplicht binnen de 14 dagen het resterend bedrag van de verschuldigde ge-bruiksvergoeding te betalen, vermeerderd met een bedrag van € 250 in-dien vaststaat dat het verstrekken van verkeerde inlichtingen bewust is gebeurd met het oog op het verkrijgen van een lagere prijs.

Artikel 19.
Bewijsmateriaal omtrent de identiteit van de organisator kan gevraagd worden.

 

Plaatsbespreking en verkoop van toegangskaarten voor derden.

 

Artikel 20.
Plaatsbesprekingen en verkoop van toegangskaarten voor manifestaties, georganiseerd door derden, gebeuren gratis voor organisatoren met waardecijfer 0, 1 en 2. Voor organisatoren met waardecijfer 5 en 7 wordt € 1 per kaart aangere-kend.De kaartenverkoop dient te gebeuren via het ticketsysteem van het cul-tuurcentrum.De afrekening gebeurt de laatste werkdag voor aanvang van de voorstel-ling voor 16.00 uur.

Artikel 21.
De contractant mag geen groter aantal zitplaatsen verkopen dan toegela-ten. Wanneer een aangestelde van het cultuurcentrum vaststelt dat er zich meer mensen in de gehuurde ruimte bevinden dan wettelijk toegela-ten, mag hij/zij de activiteit opschorten.

 

Verzekering

Artikel 22.
De gebruiker is verantwoordelijk voor alle schadegevallen en zal zijn burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid zijnde risico op brand en waterschade verzekeren.

 

Technische fiche Arjaantheater

Artikel 23.
Bij het gebruik van het Arjaantheater wordt op aanvraag documentatie ter beschikking gesteld waarin de gebruiker een overzicht vindt van de technische uitrusting.

Artikel 24.
De gebruiker dient uiterlijk vier weken voor de activiteit een activiteiten-fiche over te maken aan het cultuurcentrum De Abdij en dient een af-spraak te maken met de technicus van Arjaantheater. Er dient een defti-ge planning/uurrooster opgesteld te worden voor de periode dat de zaal gebruikt wordt. Het advies van de technicus van CC De Abdij inzake technische fiche, planning en uurroosters is bindend.De technische fiche omvat : - de juiste afmetingen van de zaal, het podium- de inventaris van het aanwezige materieel en uitrusting- zaalplan stoelen

Artikel 25.
Bij het gebruik van het Arjaantheater staat één technicus ter beschik-king. Voor een tweede technicus moet een vergoeding van € 15 per uur betaald worden. Op zon- en feestdagen is een vergoeding van € 25 per uur verschuldigd. Indien de technici van mening zijn dat een tweede technicus nodig is dient er automatisch een extra persoon bijbetaald te worden.

Artikel 26.
De technici bieden technische ondersteuning bij opbouw en afbraak, maar het opstellen en afbreken van decor en podiumelementen zijn altijd ten laste van de gebruiker.

Artikel 27.
De openingsuren voor repetities en opbouw zijn van 8.00 tot 24.00 uur in afspraak met de technicus. Om 24.00 uur dient men de zaal te verla-ten.Dertig minuten na einde van de voorstelling of afbraak dient men het Ar-jaantheater te verlaten.

Artikel 28.
De gebruiker zal zelf instaan voor het aanbrengen van alle afgewerkte audio- en videomateriaal nodig voor de voorstelling en is zelf verant-woordelijk inzake het in acht nemen van de auteursrechten.

Artikel 29.
De gebruiker kan gebruik maken van het beeldscherm aan de ingang van het Arjaantheater tijdens de duur van de voorstellingen maar de presen-tatie van C.C. De Abdij dient ook doorlopend getoond te worden.

 

Ingebruikname en ontruiming.


Artikel 30.
De gebruiker meldt zich met het bewijs dat het voorschot betaald is en met verzekeringsbewijs bij de technicus of verantwoordelijke van het cul-tuurcentrum.

Artikel 31.
Het theatergebouw dient opgeruimd te worden na gebruik. D.w.z. de zaal, het podium, de inkomhallen, alle kleedruimtes en toiletten worden opgeruimd door de gebruiker onmiddellijk na de voorstelling en dit zon-der uitzondering.· Het podium dient op het einde van de gebruikstermijn, in oorspronkelijke staat te worden teruggezet door de gebruiker, tenzij uitdrukkelijke toestemming van de verantwoordelijke van het cultuurcentrum, zijnde de technicus. D.w.z. :* het podium wordt volledig leeggemaakt.* alle podiumelementen en aanverwante hulpstukken (zoals trappen) worden teruggebracht naar de kelderruimte.* de vloerbedekking (dansvinyl) wordt met de zwarte kleur naar bo-ven gelegd, en volledig vastgelegd met de daartoe voorziene kleef-band.* de zwarte “fond” doek wordt teruggehangen.Bij het niet naleven van deze punten zal een bedrag van 250 € aangere-kend worden per nalatigheid.
 

Stockage


Artikel 32.
Indien het materiaal niet onmiddellijk kan meegenomen worden kan een vooraf aangevraagde toestemming bekomen worden en zal een stocka-gekost van € 10 per dag aangerekend worden. Indien de aanvraag niet vooraf is gebeurd zullen de gebruikelijke tarieven van 250 € aangere-kend worden.
 

Verbodsbepalingen

Artikel 33.
Het is ten strengste verboden de nooduitgangen en vluchtwegen te ver-sperren.

Artikel 34.
Het is verboden de ramen, deuren, wanden, muren, panelen, vloeren en podiumelementen te benagelen, te beplakken en/of te beschilderen of te bekladden. Daarenboven mogen zij van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden, bij eventuele aangerichte schade zal een schadever-goeding aangerekend worden.Indien er een bepaalde constructie noodzakelijk is, dient vooraf contact opgenomen te worden met de techniekers van C.C. De Abdij.

Artikel 35.
Het is verboden schilder-, spuit- of verfwerken uit te voeren in of rond de gebouwen.Schrijnwerken worden toegelaten in de kelderruimte op voorwaarde dat deze ruimte volledig wordt opgeruimd na de werken.

Artikel 36.
De aard, inhoud en duur van de toegestane activiteit mag niet afwijken van datgene waarvoor toegang werd verleend.

Artikel 37.
De gebruiker zal erover waken dat het algemeen rookverbod nageleefd wordt dat van kracht is in het ganse Arjaantheater.

Artikel 38.
Het is verboden om open vuur te gebruiken op het podium van het Ar-jaantheater vb. olie of petroleumlampen, kaarsen, theelichtjes en derge-lijke. Uitzondering vuurpasta in een goed afgeschermd recipiënt.

Artikel 39.
Het is verboden drank of eten in de schouwburgzaal mee te nemen. De gebruiker zal hierop toezien en de nodige maatregelen nemen bij even-tuele inbreuken.

Artikel 40. 
De toegang tot de schouwburgzaal is niet mogelijk zonder de aanwezig-heid van de verantwoordelijke technicus van het cultuurcentrum. Er wor-den geen onbevoegde personen toegelaten in de technische ruimte of re-giekamer tijdens de voorstelling.

Artikel 41.
Er mag geen receptie gehouden worden in de accommodatie van het Ar-jaantheater.

Artikel 42.
Indien de verbodsbepalingen niet worden nageleefd zal een bedrag van € 250 aangerekend worden.
 

Schade – verantwoordelijkheid – aansprakelijkheid


Artikel 43.
De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade aangericht aan het ge-bouw en materiaal, zowel door hemzelf als door de door hem gevraagde artiesten, kunstenaars, technici en hun gevolg, als door de deelnemers van de door hem ingerichte activiteit.

Artikel 44.
Bij het betreden van de gereserveerde culturele infrastructuur zal de ge-bruiker zich vergewissen van de toestand. Hij licht de theatertechnicus van het cultuurcentrum in omtrent de schade die hij voor het ingaan van de gebruiksperiode vast stelt.De theatertechnicus stelt een schriftelijk attest op. De gebruiker is ver-antwoordelijk voor het door hem gebruikte materiaal. Hij verzaakt uit-drukkelijk aan elk verhaal ten opzichte van het cultuurcentrum uit hoofde van beschadiging, vernieling of verlies, wat ook de oorzaak ervan is.

Artikel 45.
Na het gebruik van de infrastructuur kan de gebruiker aan de verant-woordelijke technicus een attest vragen waarbij de laatstgenoemde de vaststelling doet van de toestand van de lokalen.

Artikel 46.
Alle door de gebruikers veroorzaakte schade dient integraal vergoed te worden.

Artikel 47.
Het cultuurcentrum is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen. De burgerlijke aansprakelijkheid van de gebruiker ten aanzien van der-den wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van het cultuurcen-trum. De gebruiker dient zich hiervoor te verzekeren.