Goedgekeurd in het Beheersorgaan van 06 juli 2010
Goedgekeurd in de Algemene Vergadering van 6 juli 2010
Goedgekeurd in de Gemeenteraad van 09 november 2010
Goedgekeurd in de Raad van Bestuur van het AGB op 23 februari 2011

Dit reglement vervangt het huishoudelijk reglement en retributiereglement van 2005 en 1996.

Artikel 1: Dit reglement regelt de terbeschikkingstelling van de culturele infrastructuur van de stad Geraardsbergen in beheer van het Autonoom Gemeentebedrijf Geraardsbergen (hierna C.C. De Abdij ), namelijk Arjaantheater met 392 zitplaatsen en het Koetshuis aan gebruikers van binnen en buiten Geraardsbergen.

KOETSHUIS

Aanvraag reservatie
Artikel 48: Een ruimte, behorend tot de infrastructuur van C.C. De Abdij, kan slechts voorbehouden worden mits voldaan aan onderstaande formaliteiten : Wie over het Koetshuis van C.C. De Abdij wenst te beschikken dient een aanvraagformulier in te vullen en gedateerd te ondertekenen. Deze for-mulieren kunnen op eenvoudig verzoek bekomen worden in C.C. De Abdij, Abdijstraat 10 – 9500 Geraardsbergen – tel. 054/41.13.94 of info@de-abdij.be of www.de-abdij.be.Het ingevulde aanvraagformulier kan worden toegestuurd ofwel worden afgegeven op het bureel van C.C. De Abdij tijdens de openingsuren, elke werkdag van 9.00 tot 12.00 uur en van 13.30 tot 16.00 uur.Bij aanvraag moet de aanvrager de titel en de aard van de activiteit dui-delijk vermelden alsook de tijdstippen van de voorstellingen.Tijdstip van aanvraag: ten vroegste 1 jaar voor de geplande activiteitDe aanvragen worden behandeld door de administratie van C.C.De Abdij. Elke aanvraag wordt chronologisch genummerd, en er wordt bij goedkeuring onmiddellijk een contract in dubbel opgemaakt.Eén exemplaar wordt door de aanvrager ondertekend en teruggestuurd binnen de veertien dagen. Een voorschot van 50% dient ten laatste be-taald te worden 6 maand voor begin van de periode.Na activiteit zal een afrekening opgestuurd worden naar de aanvrager.Een contract is pas definitief na ontvangst van getekend contract.Telefonische reservaties of mondelinge afspraken zijn niet bindend.Er kan gedurende een periode van veertien dagen een optie genomen worden. Indien de aanvrager deze data niet binnen deze periode beves-tigd vervalt de optie automatisch.
Ontbinding overeenkomst door het laattijdig betalen
Artikel 49: Indien de aanvrager het voorschot niet betaalt binnen de 14 dagen na ontvangst van de bevestiging wordt de reservatie geannuleerd. Ingeval de ontbinding van het contract door C.C. De Abdij wordt ingeroepen, is de aanvrager niet gerechtigd de infrastructuur te betreden.

Tarieven
Artikel 50: Het gebruikstarief voor het Koetshuis omvat het gebruik van de lokalen en de aanwezige basisuitrusting exclusief de energiekosten en de verze-keringskosten.

Artikel 51: * dagactiviteit van verenigingen binnen de gemeente ( zonder keuken) : € 15 + energiekosten* dagactiviteit van verenigingen buiten de gemeente ( zonder keuken) : € 77 + energiekosten* privé-personen van binnen de gemeente ( zonder keuken): € 52 + energiekosten* privé-personen van buiten de gemeente ( zonder keuken): € 77 + energiekosten

Artikel 52: Voor een tentoonstelling : - vereniging of kunstenaar van binnen de gemeente, dagen dat de tentoonstelling open is : € 52 + energiekosten - vereniging of kunstenaar van buiten de gemeente, dagen dat de tentoonstelling open is : € 77 + energiekosten - dagen dat de tentoonstelling gesloten is : € 12,50 + energiekosten

Artikel 53: Recepties + eetfestijn + feesten: - verenigingen zonder gebruik keuken: € 65 + energiekosten - verenigingen met gebruik keuken: € 125 + energiekosten- kurkengeld € 1,25 /FlesGebruik keuken houdt in : gebruik van de installatie, borden en bestek.De billijke vergoeding wordt via een jaarabonnement betaald door het cultuurcentrum voor muziek zonder dans.

Artikel 54: Privé-feesten en recepties kunnen niet plaatsvinden in het Koetshuis voor privé-personen. In geval van misbruik zal er een bedrag van € 250 aan-gerekend worden.

Artikel 55: De drank dient afgenomen te worden van het cultuurcentrum aan vast-gestelde prijzen.

Artikel 56: De zalen en keuken dienen opgekuist te worden na de activiteiten: indien niet het geval wordt € 250 aangerekend.

Annulatie
Artikel 57. Annulatie door de aanvrager:
Het cultuurcentrum dient schriftelijk in kennis gesteld te worden van het niet gebruiken van de accommodatie.

Artikel 58. Indien de aanvrager meer dan 30 dagen voor de geplande activiteit meldt dat de activiteit niet doorgaat, wordt een annuleringsvergoeding van 50% van de prijs (= voorschot) aangerekend.

Artikel 59. Indien de aanvrager minder dan 30 dagen voor de activiteit meldt dat het niet doorgaat, wordt een annuleringsvergoeding van 100% van de prijs aangerekend.

Artikel 60. In geval van annulering verbindt de aanvrager er zich toe zijn doelgroep op de hoogte te brengen van de annulering en uiterlijk 1 uur voor de aanvang van de destijds geplande activiteit in het cultuurcentrum aan-wezig te zijn om de personen die desondanks toch nog komen opdagen op een gepaste wijze te onthalen en te informeren.

Annulering door de gebruiker
Artikel 61. Indien het cultuurcentrum door overmacht de gereserveerde ruimten niet ter beschikking kan stellen, zal hiervoor geen schadevergoeding kunnen worden geëist.Enkel het betaalde bedrag zal worden terugbetaald.

Oneigenlijk gebruik
Artikel 62. Gebruik van de infrastructuur voor andere doeleinden dan waarvoor aan-gevraagd, leidt ofwel tot het verbreken van het contract ofwel tot aan-passing van de prijs.Het tegen betaling ter beschikking stellen van een onderdeel van de ruimte (voor bijvoorbeeld stands in een soort beursopvatting) is slechts toegelaten mits dit vooraf in bespreking van de gebruiksvoorwaarden voorzien is.Indien het gaat om een activiteit met winstoogmerk zal voor die ruimte ook dit tarief aangerekend worden.

Artikel 63. Wie de infrastructuur aanvraagt, moet dit doen in de hoedanigheid van of namens de organisator. Deze laatste mag de ter beschikking gestelde ruimte niet verhuren aan derden.

Artikel 64. Indien uit de feiten zou blijken dat de gegevens, die door de aanvrager bij de reservatie worden verstrekt met betrekking tot de gebruiksfactor, onvolledig en/of niet juist waren, waardoor ten onrechte een geringere gebruiksvergoeding werd aangerekend, dan is de organisator verplicht binnen de 14 dagen het resterend bedrag van de verschuldigde ge-bruiksvergoeding te betalen, vermeerderd met een bedrag van € 250.

Artikel 65. Bewijsmateriaal omtrent de identiteit van de organisator kan gevraagd worden.

Verzekering
Artikel 66. De gebruiker is verantwoordelijk voor alle schadegevallen en zal zijn burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid zijnde risico op brand en waterschade verzekeren.

Ingebruikname en ontruiming
Artikel 67. De gebruiker meldt zich met het bewijs dat het voorschot betaald is en met verzekeringsbewijs bij verantwoordelijke van het cultuurcentrum.

Artikel 68. Het Koetshuis dient opgeruimd te worden achtergelaten na gebruikAlle tafels en stoelen en eventueel tentoonstellingsmateriaal dient op zijn plaats gezet te worden na activiteit. Indien dit niet gebeurt zal € 250 aangerekend worden.

Stockage
Artikel 69. Indien het materiaal niet onmiddellijk kan meegenomen worden kan een vooraf aangevraagde toestemming bekomen worden en zal een bijdrage van € 10 per dag aangerekend worden. Indien de aanvraag niet vooraf is gebeurd zul het gebruikelijke tarief van € 250 voor het achterlaten van materiaal aangerekend worden.

Verbodsbepalingen
Artikel 70. Het is ten strengste verboden de nooduitgangen en vluchtwegen te ver-sperren.

Artikel 71. Het is verboden de ramen, deuren, wanden, muren, panelen, vloeren te benagelen, te beplakken en/of te beschilderen of te bekladden. Daaren-boven mogen zij van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden, bij eventuele aangerichte schade zal een schadevergoeding aangerekend worden.Indien er een bepaalde constructie noodzakelijk is, dient vooraf contact opgenomen te worden met de diensten van C.C. De Abdij.

Artikel 72. Het is verboden schilder-, spuit- of verfwerken uit te voeren in of rond de gebouwen.

Artikel 73. De gebruiker zal erover waken dat het algemeen rookverbod nageleefd wordt dat van kracht is in het ganse Koetshuis.

Artikel 74. Indien de verbodsbepalingen niet worden nageleefd zal € 250 aangere-kend worden.

Schade – verantwoordelijkheid – aansprakelijkheid
Artikel 75. De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade aangericht aan het ge-bouw en materiaal, zowel door hemzelf als door de door hem gevraagde artiesten, kunstenaars, technici en hun gevolg, als door de deelnemers van de door hem ingerichte activiteit.

Artikel 76. Bij het betreden van de gereserveerde culturele infrastructuur zal de ge-bruiker zich vergewissen van de toestand. Hij licht de verantwoordelijke van het cultuurcentrum in omtrent de schade die hij voor het ingaan van de gereserveerde tijd vaststelt.De verantwoordelijke stelt een schriftelijk attest op. De gebruiker is ver-antwoordelijk voor het door hem gebruikte materiaal. Hij verzaakt uit-drukkelijk aan elk verhaal ten opzichte van het cultuurcentrum uit hoofde van beschadiging, vernieling of verlies, wat ook de oorzaak ervan is.

Artikel 77. Na het gebruik van de infrastructuur kan de organisator aan de verant-woordelijke technicus een attest vragen waarbij de laatstgenoemde de vaststelling doet van de toestand van de lokalen.

Artikel 78. Alle door de gebruikers veroorzaakte schade dient integraal vergoed te worden.

Artikel 79. Het cultuurcentrum is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen. De burgerlijke aansprakelijkheid van de gebruiker ten aanzien van der-den wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van het cultuurcen-trum.De gebruiker dient zich hiervoor te verzekeren.